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Die passende Projektmanagement-Software für das Unternehmen finden

16. Februar 2021 | Lesedauer 3 min

Die Auswahl der passenden Projektmanagement-Software ist für viele Unternehmen in der Industrie und besonders im Maschinen- und Anlagenbau ein enorm wichtiges Puzzlestück für die Optimierung der täglichen Arbeit im Rahmen von Großprojekten. Um also die passende Projektmanagement-Software zu finden, sollten zunächst die eigenen Bedürfnisse genau analysiert werden. Auf dieser Basis können in der Folge die Suche nach der perfekten Software-Lösung und eine fundierte Einweisung der Mitarbeiter erfolgen.

Wie Unternehmen die passende Projektmanagement-Software finden

Die passende Projektmanagement-Software zu finden ist das abschließende Ziel eines Prozesses, in dem sich Unternehmen die Chance bietet, Mitarbeitern zuzuhören, Abläufe zu verbessern und somit langfristig sowohl Zeit als auch Geld zu sparen.

In jedem Großprojekt fällt eine hohe Menge an Daten an. Wie diese verarbeitet werden, ist für die Effizienz der Arbeitsweisen eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Die Suche nach der passenden Projektmanagement-Software ist daher auch die Chance, bestehende Abläufe zu untersuchen, auf Verbesserungspotenziale zu prüfen und im Rahmen der Software-Implementation schlussendlich zu verbessern. Dafür kann es den Verantwortlichen bereits von Nutzen sein, sich mit Mitarbeitern zu unterhalten und diese nach ihrer Meinung zu den aktuellen Abläufen und eventuell vorhandenen Potenzialen zu befragen. Häufig können so bereits wichtige Fortschritte gemacht werden, die bei der Definition von Zielen helfen.

Sind nach der unternehmensinternen Analyse die Ansprüche an eine neue Projektmanagement-Software geklärt, kann sich die Führungsebene der mit der Beschaffung betrauten Gruppe auf die Suche begeben. Klar formulierte Intentionen hinsichtlich der zu erzielenden Verbesserungen beschränken die Auswahl der Anbieter von Beginn an auf ein übersichtliches Maß. Wie bei jeder Akquisition gilt es dann, Nutzen und Kosten bestmöglich abzuwägen und auf Basis der zugrundeliegenden Informationen die richtige Entscheidung zu treffen.

Was die richtige Projektmanagement-Software können sollte

Die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software eröffnet vor allem für Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung noch Nachholbedarf hatten, ganz neue Möglichkeiten. Mithilfe einer Software-Lösung fällt das Organisieren und Sortieren der Datenmengen aus großen Projekten deutlich leichter: Vor allem ist dies der Fall, wenn die Projektmanagement-Software über eine ausreichende Anzahl an Schnittstellen verfügt, mit deren Hilfe Daten aus verschiedenen Quellen schnell und zuverlässig bearbeitet werden. Auch der Projektfortschritt sollte jederzeit klar ersichtlich sein, ob im Gesamten oder pro Einzelteil oder Baugruppe.

Ebenfalls sehr wichtig bei der Auswahl der passenden Projektmanagement-Software ist der Aspekt des Mängelmanagements. Eine Software, die das Mängelmanagement als Teil einer ganzheitlichen Lösung betrachtet, wird gegenüber einer getrennten Lösung hinsichtlich Bearbeitungsdauer und Bedienkomfort klare Vorteile haben. Deswegen ist das Mängelmanagement auch in der COMAN-Software von hoher Bedeutung. In einem Großprojekt verläuft niemals alles genau nach Plan, weshalb einem kompetenten Mängelmanagement für die Minimierung des Zeit- und Fortschrittsverlustes eine enorm wichtige Rolle zukommt.

Mitarbeiter von der Projektmanagement-Software überzeugen

Können alle Aspekte des Projektmanagements in einer Software-Lösung verbunden werden, ist dies auch für die Mitarbeiter eine Erleichterung. Schließlich sollten die Menschen, die schlussendlich mit der Software arbeiten, diese auch möglichst effektiv einsetzen können. Zur Softwareeinführung sollten die Vorteile der neuen Software mithilfe von Schulungen und Hands-on-Terminen klar herausgearbeitet werden. Dafür ist es sinnvoll, sogenannte Key User zu etablieren, welche die Fragen sowie Sorgen von Mitarbeitern abfangen und sie beantworten oder weitergeben. Gerade Usern, die länger mit einem anderen System gearbeitet haben, kann ein Umstieg schwerfallen. So entsteht eine klare Hierarchie, durch die eine Etablierung der Projektmanagement-Software deutlich leichter fällt.

Die Schlüssel für eine erfolgreich abgeschlossene Suche nach der passenden Projektmanagement-Software sind also die Analyse des Ist-Zustands, das Herausarbeiten von Zielen, das Prüfen des Funktionsumfangs und schlussendlich das Arbeiten mit den Mitarbeitern.

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